Guía: reporte de pedidos sin pedidos atorados
Indicadores para controlar pedidos abiertos, rezagados, urgentes y backorder, y convertir la demanda real en mejor pronóstico.
En esta guía
- Glosario rápido
- ¿Qué preguntas debe responder?
- Ejemplo de dashboard
- ¿Qué pedidos están atorados?
- ¿Entregamos completo y a tiempo?
- ¿Cuántos pedidos son urgentes?
- ¿Qué pedidos no se pueden surtir?
- ¿A quién le estamos fallando?
- ¿Estamos mejorando?
- ¿Qué demanda no se factura?
- Lo que hemos encontrado
- Cómo hacer el reporte
- Análisis del reporte
- Resumen de indicadores
- Preguntas frecuentes
El pedido es la señal más temprana de demanda que tiene una empresa de mayoreo. Antes de facturar, antes de entregar y antes de cobrar, ya existe un pedido con cliente, producto, cantidad y fecha prometida. Si no se controla, la empresa solo ve la venta cuando ya se facturó… y descubre los problemas demasiado tarde.
Este reporte ordena la operación en una pregunta central: qué pedidos hay, cuáles están atorados y qué tan bien los estamos cumpliendo. La vista general resume seis números; el detalle baja a SKU, cliente y causa, y conecta la demanda real con el pronóstico de ventas.
Glosario rápido: siglas y términos
Antes de medir, hay que acordar qué es cada cosa. Si ventas, almacén y dirección usan definiciones distintas, el reporte se convierte en una discusión de cifras.
| Término | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Pedido | Solicitud en firme de un cliente con producto, cantidad y fecha prometida. | Pedido 1042: 500 piezas para el 15 de mayo. |
| Pedido abierto | Pedido que todavía no se entregó o no se cerró. | Pedido confirmado, pendiente de surtir. |
| Pedido cerrado | Pedido entregado y facturado, o cancelado con motivo. | Entregado el 14 de mayo y facturado. |
| Pedido rezagado | Pedido abierto cuya fecha prometida ya venció. | Prometido el 10 de mayo; hoy es 15. |
| Pedido urgente | Pedido con una fecha menor al tiempo estándar de surtido. | Cliente pide en 24 horas cuando el estándar es 5 días. |
| Backorder | Pendiente que no se puede surtir por falta de stock o asignación. | Producto agotado; pedido queda en espera. |
| Fill rate | Porcentaje de unidades o pedidos surtidos completos. | 96% de las unidades solicitadas. |
| OTIF / nivel de servicio | On Time, In Full: pedidos a tiempo y completos. Es el indicador con el que medimos el nivel de servicio. | 88% de los pedidos cumplieron ambas condiciones. |
¿Qué preguntas debe responder el reporte de pedidos?
Un reporte de pedidos no es una lista de pedidos. Es una herramienta para responder preguntas concretas. Si no responde una pregunta, probablemente es una columna de más. Estas son las preguntas base:
- ¿Cuántos pedidos hay y en qué estado están?
- ¿Qué pedidos están atorados, cuánto valen y hace cuánto debieron entregarse?
- ¿Estamos entregando completo y a tiempo? ¿Cómo se mueven OTIF, fill rate, on time e in full?
- ¿Cuántos pedidos son urgentes, quién los pide y por qué?
- ¿Qué pedidos no se pueden surtir por falta de stock y cuál es la causa?
- ¿A qué SKU, cliente o proveedor le estamos fallando?
- ¿Qué pedidos están bloqueados por crédito, precio o captura?
- ¿Estamos mejorando o solo vendiendo más?
- ¿Qué demanda no se está facturando y cómo entra al pronóstico?
Estas preguntas requieren filtros por periodo, cliente, SKU, estado, vendedor y fecha prometida. Cada tarjeta debe llevar al pedido, documento o movimiento que explica la cifra.
Ejemplo de dashboard de pedidos
¿Reporte o dashboard de pedidos?
Un reporte de pedidos ordena la información para revisar y decidir; un dashboard de pedidos la presenta como tablero interactivo para monitoreo recurrente. El mismo modelo de datos alimenta ambos: el reporte permite explicar la cifra y el dashboard ayuda a detectar desviaciones.
Vista ejecutiva · pedidos y cumplimiento
La primera pantalla no necesita cuarenta columnas. Necesita seis números que permitan entender si la operación está sana o si hay pedidos atorados:
Pedidos y cumplimiento
Ejemplo ficticio · periodo mensual
Estos números no se leen aislados. Un OTIF de 88% puede verse aceptable, pero si los pedidos urgentes crecieron 30% y el backorder se concentra en cinco SKU, el problema está escondido. La vista general sirve para decidir dónde investigar, no para cerrar la conversación.
¿Qué pedidos están atorados y cuánto valen?
El pedido abierto es compromiso, no venta. Si no se controla, se convierte en un pedido rezagado, luego en una queja y, a veces, en una venta perdida. La primera métrica es simple: pedidos abiertos = pedidos del periodo − pedidos cerrados.
No basta con el total. Hay que ver antigüedad: 1–7 días, 8–15, 16–30 y más de 30. Un pedido de 45 días no es lo mismo que uno de 2 días. También hay que separar por cliente, SKU y motivo: falta de stock, crédito, precio, producción, logística o error de captura.
El reporte debe mostrar el valor de los pedidos rezagados, no solo el conteo. Diez pedidos pequeños no mueven la aguja; dos pedidos grandes pueden poner en riesgo el mes.
Antigüedad de pedidos abiertos
180 pedidos abiertos · ejemplo ficticio
Lectura: 18 pedidos llevan más de 30 días abiertos. No son “pedidos viejos”: son compromisos que ya deberían tener una decisión.
¿Estamos entregando completo y a tiempo?
Estos indicadores se confunden todo el tiempo. La clave es separar unidades, fechas y pedidos completos:
Nivel de servicio y OTIF no se reportan por separado en esta guía: el nivel de servicio se mide con OTIF. Si tu empresa usa otra definición, documéntala para no comparar peras con manzanas. El ciclo de pedido es la fecha de entrega menos la fecha de pedido: puede cumplir la promesa y aun así ser demasiado largo.
Cumplimiento del periodo
Ejemplo ficticio · 1,070 pedidos cerrados
Lectura: 93.5% llegó a tiempo y 95.3% llegó completo, pero solo 88% cumplió ambas. El fill rate de 96% mide unidades, no pedidos: por eso no se compara directamente con OTIF.
Ejemplo: de 1,070 pedidos cerrados, 1,000 llegaron a tiempo (93.5%), 1,020 llegaron completos (95.3%) y 942 cumplieron ambas condiciones (88% OTIF). El fill rate puede ser 96% si se surtieron casi todas las unidades, pero eso no significa que los pedidos hayan llegado completos y a tiempo.
El tiempo de ciclo también importa. Un pedido puede cumplir la fecha prometida y aun así tardar 20 días cuando el estándar son 5. Si el ciclo se alarga, el cliente pide urgente, se presiona producción y sube el costo logístico.
¿Cuántos pedidos son urgentes y por qué?
Un pedido urgente no es una venta extra: muchas veces es un síntoma de mala planeación. Se cuenta, se separa y se mide:
- % de pedidos urgentes sobre el total.
- % de urgentes entregados a tiempo y su ciclo real.
- Clientes que más urgencias generan y valor involucrado.
- SKU que más urgencias concentran.
- Impacto en costo: fletes exprés, horas extra, sobreproducción o compras de emergencia.
Si el porcentaje de urgentes crece, el problema no es “el cliente”; probablemente es el tiempo de surtido, la disponibilidad o la fecha prometida que se compromete sin validar capacidad.
Pedidos urgentes: 65 en el periodo
Ejemplo ficticio · 5.2% del total
¿Qué pedidos no se pueden surtir y por qué?
El backorder es el pedido que no se puede surtir por falta de stock, asignación o una restricción operativa. No es lo mismo que un pedido retrasado por logística, aunque el cliente lo viva igual. Hay que separar la causa:
Pareto de causas de pedidos incompletos
Ejemplo ficticio · 100 pedidos con problema
Lectura: stockout, crédito y producción concentran 76% de los pedidos incompletos. Ahí están las acciones; el resto es ruido hasta que se resuelva lo grande.
El análisis de causas debe ser un Pareto: pocas causas explican la mayor parte de los pedidos incompletos. Si el 60% es stockout, el problema es inventario y pronóstico; si el 50% es crédito, el problema es comercial y cobranza; si es captura, el problema es proceso.
¿A qué SKU o cliente le estamos fallando?
El total de la empresa esconde a quién le estás quedando mal. Hay que bajar a cliente y SKU; el proveedor se revisa aparte, porque su retraso se mide en compras y aquí solo se conecta con el pedido del cliente.
OTIF por cliente y mes
Ejemplo ficticio · pedidos completos y a tiempo
Desliza la tabla para ver todos los meses →
| Cliente | Jul | Ago | Sep | Oct | Lectura |
|---|---|---|---|---|---|
| Cliente A | 86% | 85% | 83% | 84% | Bajó y se quedó bajo. |
| Cliente B | 95% | 96% | 98% | 97% | Mejoró y se mantiene. |
| Cliente C | 90% | 92% | 91% | 91% | Estable, pero debajo de la meta. |
| Cliente D | 82% | 80% | 79% | 78% | Deterioro constante. |
Fill rate por SKU vs. meta
Ejemplo ficticio · meta 95%
Lectura: rojo es el fill rate actual; verde, la meta de 95%. Solo SKU A supera la meta; B está al límite; C y D explican la mayor parte del backorder.
Por SKU: el SKU D con 70% de fill rate probablemente concentra backorders y clientes molestos. Por cliente: no es lo mismo fallar 2 pedidos de 200 que 20 de 40; hay que ver valor, frecuencia y urgencia. Por proveedor: si el retraso nace de una orden de compra, eso se mide en el reporte de compras y proveedores; aquí se conecta con el pedido del cliente para explicar la causa, no para duplicar el análisis.
¿Estamos mejorando o solo vendiendo más?
El reporte no es solo una foto del mes. Hay que comparar:
- Pedidos, pedidos abiertos y rezagados contra el periodo anterior.
- OTIF, on time e in full en tendencia, no en un solo mes.
- Pedidos urgentes y backorder como porcentaje del total.
- Ciclo de pedido promedio y por cliente.
- Ventas facturadas vs. pedidos recibidos.
Una empresa puede vender más y empeorar el servicio. Si los pedidos crecen 20% pero el OTIF cae de 88% a 80%, el crecimiento se está financiando con clientes molestos. El histórico revela si la operación aguanta el crecimiento.
Evolución del cumplimiento
Ejemplo ficticio · julio a octubre
Lectura: on time subió de 90% a 93.5%, pero el OTIF sigue 5.5 puntos abajo. La operación mejoró, aunque no lo suficiente para cumplir fecha y cantidad al mismo tiempo.
¿Qué demanda no se está facturando?
Los pedidos también sirven para pronosticar. Si solo usas facturación, pierdes los pedidos que no se entregaron por falta de stock. Esa demanda existió, pero no aparece en la venta.
Para usarlos bien:
- Usa la fecha del pedido y la fecha prometida, no solo la fecha de factura.
- Incluye pedidos pendientes, backorders y ventas perdidas por stockout, marcados por separado.
- Separa pedidos cancelados de pedidos no surtidos.
- Analiza por SKU, cliente y canal; un promedio global esconde la demanda real.
- Compara pedidos contra facturación para detectar brechas de suministro.
Pedidos vs. facturación
Ejemplo ficticio · millones de pesos
$1.05M facturado
$1.10M facturado
$1.18M facturado
$1.21M facturado
Lectura: la brecha entre pedidos y facturación es demanda que existió pero no se convirtió en venta. Si solo pronosticas con facturación, esa señal desaparece.
Lo que hemos encontrado al revisar pedidos con clientes
En proyectos de JAUS IT hemos visto una escena repetida: la dirección conoce la facturación, pero no tiene una lista confiable de pedidos abiertos, rezagados y no surtidos. El equipo comercial promete fechas sin validar stock; almacén surte lo que puede; facturación cierra lo que llegó. Al final, nadie sabe cuántos pedidos quedaron en el camino.
También hemos visto que los pedidos son la mejor señal para el pronóstico de ventas, pero casi nadie los usa. Se pronostica con facturación, así que la demanda que no se surtió por stockout desaparece. El resultado es un pronóstico que se queda corto y un inventario que reacciona tarde.
Esa experiencia explica por qué el reporte debe mostrar el pedido, no solo la venta. Si el pedido no se registra, no se puede medir el OTIF ni aprender de la demanda perdida.
¿Cómo hacer un reporte de pedidos paso a paso?
- Asigna un ID único a cada pedido y conserva su fecha de creación, fecha prometida y fecha real de entrega.
- Define estados cerrados: abierto, surtido parcial, entregado, facturado, cancelado. No mezcles “cancelado” con “no surtido”.
- Registra el motivo de cada pedido incompleto o rezagado con un catálogo corto de causas.
- Marca los pedidos urgentes y guarda el motivo: solicitud del cliente, error de promesa, stockout o venta exprés.
- Revisa a diario pedidos abiertos y rezagados; revisa semanalmente OTIF, fill rate y causas.
- Conecta el pedido con el SKU, el cliente y la orden de compra para poder rastrear el problema hasta el origen.
Análisis de pedidos: cómo leer el reporte completo
El reporte se lee en orden: primero el volumen y el estado; después los pedidos atorados; luego el cumplimiento; al final las causas y el pronóstico. Si empiezas por el total de pedidos, vas a terminar en una cifra que no explica nada.
La lectura correcta es una cadena: pedido recibido → pedido abierto → pedido rezagado → causa → cliente o SKU afectado → impacto en venta y pronóstico. Cada número debe llevar al pedido, al documento o al movimiento que lo explica. Si un indicador no permite abrir el detalle, es un dato decorativo.
Resumen de indicadores y KPIs de pedidos
Este resumen reúne los indicadores que se explican en la guía. Úsalo como checklist para construir el reporte: cada uno debe tener fórmula, fuente, corte y responsable. Si un indicador no cambia una decisión, sobra.
| Indicador / KPI | Cómo se calcula | Qué decisión permite |
|---|---|---|
| Pedidos del periodo | Conteo de pedidos en firme recibidos en el periodo. | Dimensionar volumen y carga operativa. |
| Pedidos abiertos | Pedidos del periodo − pedidos cerrados. | Ver compromiso pendiente y presión sobre almacén. |
| Pedidos rezagados | Pedidos abiertos con fecha prometida menor a la fecha de corte. | Priorizar los pedidos que ya incumplieron la promesa. |
| Pedidos urgentes | Pedidos con fecha menor al tiempo estándar de surtido ÷ pedidos del periodo × 100. | Detectar presión comercial y fallas de planeación. |
| Backorder | Pedidos o unidades pendientes por falta de stock, asignación o restricción. | Separar el problema de inventario del de logística. |
| Fill rate | Unidades surtidas ÷ unidades solicitadas × 100. | Medir disponibilidad y surtido en unidades. |
| OTIF / nivel de servicio | Pedidos a tiempo y completos ÷ pedidos solicitados × 100. | Medir cumplimiento real de fecha y cantidad. |
| Ciclo de pedido | Fecha de entrega − fecha de pedido. | Medir respuesta operativa y promesas realistas. |
Preguntas frecuentes
¿Qué es un reporte de pedidos?
Es un reporte que muestra cuántos pedidos se recibieron, cuántos están abiertos, cerrados, rezagados o en backorder, y qué tan bien se están cumpliendo en tiempo y forma. Sirve para operación, ventas y dirección.
¿Sirve para retail?
No para retail de mostrador. En retail no hay un pedido por cliente; se analizan tickets, tráfico y canasta. Este reporte es para mayoreo, distribución y B2B con pedidos en firme.
¿Qué es el fill rate?
Es el porcentaje de unidades surtidas respecto a las solicitadas. Un fill rate alto no garantiza que los pedidos lleguen completos y a tiempo; por eso se complementa con OTIF y sus componentes on time e in full.
¿Qué es el OTIF?
On Time, In Full: el porcentaje de pedidos que se entregaron en la fecha prometida y completos. Es uno de los indicadores más completos para medir el cumplimiento de pedidos.
¿Qué es el backorder?
Es un pedido pendiente que no se puede surtir por falta de stock, asignación o una restricción operativa. Debe separarse de un retraso logístico para poder corregir la causa correcta.
¿Nivel de servicio y OTIF son lo mismo?
En esta guía sí: el nivel de servicio se reporta con OTIF. Se calcula como pedidos a tiempo y completos ÷ pedidos solicitados × 100. Si tu empresa usa otra definición para “nivel de servicio”, documéntala para no comparar indicadores distintos.
¿Cómo uso los pedidos para pronosticar ventas?
Usa la fecha del pedido y la fecha prometida, incluye pedidos pendientes y ventas perdidas por stockout, y compara pedidos contra facturación. Así el pronóstico refleja la demanda real, no solo lo que se alcanzó a facturar.
¿Cada cuánto se revisa?
Pedidos abiertos y rezagados, a diario. OTIF, fill rate, backorder y causas, al menos una vez por semana. La comparación histórica, cada mes.
Ejemplos con datos ficticios. Los indicadores dependen del tipo de pedido, la fecha prometida, la política de cancelaciones y la calidad del registro. Define las reglas antes de comparar periodos.
¿Quieres saber cuántos pedidos se te están atorando y por qué? En JAUS IT conectamos pedidos, inventario y compras para construir el reporte y el tablero de seguimiento. Conoce cómo trabajamos.
